Comprendre L’électronique Facturation: Un Guide Essentiel Pour Les Comptes Fournisseurs - Software De L’ABBYY

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Guide de l’e-facturation en comptabilité fournisseurs

Slavena Hristova

6 mai 2024

Au cours des dernières années, l’adoption de la facturation électronique (e-facturation) a modifié de façon significative le paysage de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs (CF), transformant la façon dont les entreprises traitent leurs activités de facturation.

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Qu’est-ce que l’e-facturation ?
Comment fonctionne l’e-facturation ?
Quels sont les avantages de l’e-facturation ?
Attentes vs. Réalité: l’e-facturation dans les processus comptables
Comment automatiser l’e-facturation avec l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
Choisir la bonne solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs pour votre e-facturation

L’e-facturation n’est pas vraiment une idée nouvelle, mais elle a connu un essor récent, stimulé par des progrès technologiques et différentes mesures réglementaires, en particulier au sein de l’Union Européenne (UE). Ces mesures visent à réduire les écarts de TVA et à augmenter la transparence financière.

À mesure que le monde des affaires s’adapte, il est essentiel pour les entreprises de comprendre tant les obstacles que les avantages liés à l’e-facturation. Parmi les obstacles, des normes internationales qui varient, la difficulté à rester en conformité avec les réglementations, et l’intégration aux systèmes existants. Néanmoins, si elle est le fruit d’une stratégie bien pensée et mise en place avec la bonne technologie, l’e-facturation peut vraiment améliorer l’efficacité, la précision et l’impact environnemental de l’automatisation des processus comptables dans différents secteurs d’activité.

Qu’est-ce que l’e-facturation ?

La facturation électronique (e-facturation) consiste en un échange numérique de factures respectant un format de données structurées, lisibles par des machines (comme JSON ou XML) et pouvant être automatiquement importées dans le système ERP de l’acheteur, sans saisie manuelle des données.

Par définition, l’objectif principal de l’e-facturation est l’importation automatisée dans un système comptable. Bien qu’il soit possible d’avoir une représentation visuelle des données dans un format lisible par des humains (comme PDF), c’est secondaire. Cela n’est ni obligatoire, ni considéré comme faisant partie de la facture.

Comment fonctionne l’e-facturation ?

L’e-facturation automatise l’intégralité du processus de facturation, depuis la création de la facture et le transfert des données jusqu’à la validation et l’intégration aux systèmes du client, ce qui se traduit par un flux de travail plus efficace, plus précis et plus rationnel de la comptabilité fournisseurs.

Techniquement, les e-factures ne sont pas un concept nouveau. Aux côtés des normes technologiques telles que EDIFACT, UBL 2.0 ou eFF (Electronic Flexible Format) utilisées pour l’échange électronique de données depuis plus de 20 ans dans différents scénarios, il existe différents formats spécifiques pour l’ e-facturation tels que

• ZUGFeRD/Factur-X en Allemagne et en France,
• FatturaPA en Italie,
• Svefaktura en Suède,
• et bien d’autres qui ont évolué*, principalement en raison du besoin de procédures comptables efficaces pour les entreprises privées, dans des secteurs qui traitent de gros volumes.

Quels sont les avantages de l’e-facturation ?

L’e-facturation offre aux entreprises des avantages tels que l’efficacité, la justesse des données, la visibilité, la sécurité et la réduction des coûts.

Mais le levier principal est d’en finir avec “L’écart de TVA” entre le déclaré et le perçu et de garantir le financement du secteur public, plutôt que de simplement améliorer l’automatisation de la comptabilité des entreprises et leur efficacité. Le “Rapport 2023 sur l’écart de TVA”, publié en 2023 par la commission européenne a révélé un écart de 61 milliards d’€ dus à la fraude, à l’évasion fiscale et aux erreurs de calcul. Des pays tels que l’Italie et la Pologne, en rendant l’e-facturation obligatoire, ont significativement réduit leurs écarts de TVA.

La proposition TVA 2022 à l’ère du numérique (ViDA) vise à mettre en place un reporting numérique transfrontalier en utilisant l’e-facturation pour les transactions B2B, tandis que les factures PEPPOL deviennent obligatoires pour les transactions B2G. De nombreux États de l’UE prévoient d’appliquer l’e-facturation aux transactions B2B d’ici quatre ans, ce qui témoigne d’une tendance croissante à l’adoption réglementaire de normes d’e-facturation.

Quel impact l’e-facturation a-t-elle sur les processus de comptabilité fournisseurs ?

Les avantages de l’e-facturation pour les finances d’un État sont indéniables, et les premiers résultats sont déjà impressionnants. Du point de vue des entreprises, il y a également des gains significatifs d’efficacité à passer du scan et du traitement manuel des factures papier et PDF à des formats électroniques standardisés.

Au moins en théorie, ce concept promet de solutionner de nombreux obstacles à l’efficacité. Mais dans la pratique, les entreprises font encore face à des problèmes qui, bien qu’ils soient différents de ceux rencontrés avec le papier, doivent néanmoins être résolus. Explorons quatre problèmes de l’e-facturation à travers le prisme des attentes versus la réalité.

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L’e-facturation est-elle la réponse à tous les rêves d’automatisation de la comptabilité fournisseurs ?

Bien que l’adoption de l’e-facturation s’accélère, il est important de garder à l’esprit qu’elle doit être déployée par étapes, et en fonction de la juridiction.

L’Allemagne a mis en place l’e-facturation pour les commandes publiques, mais ne l’a pas encore rendue obligatoire pour le B2B. Un projet de législation est cependant prévu pour 2025.

La France va rendre l’e-facturation obligatoire pour les grandes entreprises d’ici septembre 2026. Toutes les autres entreprises devront se mettre en règle d’ici septembre 2027.

En Espagne, la loi 18/22 impose aux entreprises générant au moins 8 millions d’Euros de chiffre d’affaires annuel de se conformer à cette obligation, d’ici un an à compter de la date d’adoption des réglementations techniques sur la facturation électronique.

Au Royaume-Uni, l’e-facturation n’est pas obligatoire pour les paiements B2B, mais l’est pour les paiements faits par ou à destination des organismes publics.

Les gouvernements du monde entier agissent comme des catalyseurs de l’adoption des solutions d’e-facturation, et le paysage évolue donc rapidement. On s’attend à ce que le scan et l’OCR des factures diminuent drastiquement, tandis que le nombre d’e-factures devrait augmenter de 10 à 20% par an à moyen terme .

Bien qu’en théorie, l’e-facturation apparaisse comme tout ce dont rêvent les équipes d’automatisation, en réalité la complexité des réglementations, le niveau de maturité et d’adoption, les normes et les formats, font que les entreprises internationales doivent encore faire face à une réalité confuse qui nécessite de nouvelles solutions.

Choisir la bonne solution d’automatisation de la CF pour l’e-facturation

L’argument de fond est que le modèle hybride d’automation des factures est parti pour perdurer dans un avenir proche. Pouvoir gérer cette complexité requiert des solutions d’IA sur mesure, comme le traitement intelligent des documents , capables d’analyser, de classer, de capturer et de normaliser de façon intelligente les données tirées des factures, quel que soit leur type, leur format et leur langue, en un unique flux structuré qui va alimenter le système ERP.

En savoir plus sur la façon dont ABBYY gère l’automatisation hybride de la comptabilité fournisseurs ici .

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*On compte parmi les formats et normes de fichiers utilisés pour l’échange électronique de données et l’e-facturation :

• EDIFACT – Utilisé à l’international, en particulier en Europe, pour l’échange informatisé de données.
• UBL (Universal Business Language) 2.0 – Développé par OASIS, UBL est largement utilisé et comprend des normes pour différents documents professionnels, en plus des factures.
• ZUGFeRD – Format populaire en Allemagne, il associe des données PDF et XML pour les factures.
• Facturae – Norme obligatoire en Espagne pour la facturation dans le secteur public.
• PEPPOL BIS Billing 3.0 – Utilisé par le réseau PEPPOL pour les transactions transfrontalières au sein de l’Europe.
• eFFF (Electronic Flexible File Format) – Utilisé en Belgique, compatible avec différents types de documents d’entreprise.
• Svefaktura – Utilisé en Suède, en particulier pour les transactions concernant le secteur public.
• FatturaPA – Cette norme est le standard des factures électroniques en Italie, en particulier pour les transactions de la fonction publique.
• ANSI X12 – Norme largement utilisée en Amérique du Nord pour les transactions EDI (échange électronique de données), y compris la facturation.

Slavena Hristova

Directrice du Marketing Produit, groupe Vantage chez ABBYY

Slavena Hristova est Directrice du Marketing Produit pour Vantage chez ABBYY. Elle dirige le marketing produit international pour la ligne de produits ABBYY Vantage. Elle supervise l’ensemble du cycle de vie du produit, depuis l’analyse des demandes du marché à la stratégie de lancement sur le marché, en passant par les outils d’aide à la vente, ou le catalogue de formation pour les partenaires du réseau. Elle a plusieurs années d’expérience dans la gestion de produits et le marketing, dans les domaines de la reconnaissance de texte, de la gestion des informations et des documents.

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